Vous arrive t’il de dire « on n’est jamais mieux servi que par soi-même ! » ?
Combien de fois avez vous râlé intérieurement parce que votre collègue n’a pas fait ce que vous aviez demandé ?
Mais, en réalité, soyons honnête ; êtes vous certain d’avoir pris le temps d’être clair et précis dans votre demande ? Dans notre quotidien ou en terme de management, soyons efficaces !
Et cette demande, était elle réellement exprimée ou plutôt un souhait murmuré ?
Si nos requêtes sont floues, la réponse le sera également ! Il semble essentiel de bien demander…
1/ Définir ce que je veux précisèment
Quel est le rendu que j’attends ? Quel degré d’informations ou de détails ? En termes de forme, de volume, de contenu, etc…
Trop souvent, peut être par culpabilité de demander, nous restons assez évasif sur nos attentes. De plus, pour ne pas « mettre la pression » et rester sympa, notre demande ressemble à quelque chose comme « Pourrais tu, quand tu auras le temps, me faire un petit topo sur ce sujet ? » Alors que l’attente est un compte rendu détaillé, illustré, chiffré. 5 pages reliées et mises en forme pour être distribuées lors du prochain codir, le tout accompagné d’une présentation animée pour un exposé oral.
Or, cela pourrait être non seulement utile, mais surtout motivant pour l’intéressé de comprendre dans quelle optique est faite notre demande et quelle en sera l’utilisation.
2/ Identifier nommément la personne concernée
Nous avons tendance à faire des demandes vagues, qui s’adressent à tout le monde et donc à personne. Du style « il faudrait archiver les dossiers de l’année dernière » ou encore « il faut remplir le dossier de demande de subventions rapidement ».
De cette façon, il est facile de ne pas se sentir concerné, encore moins impliqué, et donc de faire l’autruche !
Ne serait il pas mieux de solliciter directement la personne que vous jugez la mieux placée pour répondre à votre demande ? Et ainsi la responsabiliser sur son engagement à porter le projet ?
3/ Fixer un délai précis
« Quand tu auras le temps, … »
« A l’occasion, … »
Quelle est votre échéance ? Est ce urgent ?
Préciser le degré d’urgence et d’importance de votre demande permettra non seulement à la personne désignée de s’engager sur une échéance, mais aussi de planifier, gérer les priorités, et s’organiser.
Apprenons à faire des demandes claires, qui s’adressent à une personne clairement identifiée, qui pourra s’engager sur le délai demandé.
Que pensez vous de « Pierre, je pense que tu es le mieux placé pour préparer le dossier du client Sympa. Peux tu prendre contact avec Madame Itineris, sa secrétaire, avant jeudi, pour fixer la date de l’audit. Enuite, j’ai besoin que tu me prépares pour lundi prochain, la liste des formations dispensées chez ce client entre septembre 2016 et septembre 2017, ainsi que les bénéficiaires. Enfin, une synthèse des demandes formulées sur les questionnaires d’évaluation de ces formations. Si tu as besoin de précisions sur ce dossier, je suis disponible mardi entre 14h et 18h. Est ce possible pour toi de prendre en charge ce dossier ? »